Vaak is voor een evenement een vergunning nodig. Evenementen zijn activiteiten waar publiek naar toe kan komen. Ze zijn er in vele soorten en maten. Andere voorbeelden en uitzonderingen vindt u in de Algemene plaatselijke verordening. Voor het ene evenement is alleen een melding al voldoende en voor een ander evenement kan een vergunning nodig zijn.
Naast de APV gelden ook de Beleidsregels Evenementenvergunning Zaanstad.
bijlage - Beleidsregels Evenementenvergunning Zaanstad
Om overlast zoveel mogelijk te voorkomen en in te kunnen staan voor de veiligheid is een evenementenvergunning nodig, ook als het evenement op eigen terrein plaatsvindt. In sommige gevallen kunt u subsidie aanvragen voor een evenement. Daarnaast is er een overzicht gemaakt van belangrijke aandachtspunten omtrent het organiseren van een evenement. Deze vindt u hieronder:
Reserveren op de evenementenlijst
Als u van plan bent een evenement te organiseren, dan wil de gemeente (in verband met de planning) dit graag op tijd weten. Daarom kunt u uw evenement alvast reserveren op de evenementenlijst.
Indien u een aanvraag evenementenvergunning aan heeft gevraagd/in gaat dienen, dan is een reservering niet nodig.
U kunt hier echter geen rechten aan ontlenen, een aanvraag gaat voor een reservering. U bent zelf verantwoordelijk voor het op tijd en volledig aanvragen van een evenementenvergunning binnen de termijnen die onder genoemd zijn. U vindt de evenementenlijst via onderstaande link.
Melding of vergunning
Als u een evenement gaat organiseren, dan kan het zijn dat het voldoende is om een melding klein evenement te doen als het evenement voldoet aan de voorwaarden. U dient de melding uiterlijk tien werkdagen voor de datum van het evenement in te dienen.Voldoet het evenement niet aan de voorwaarden, dan heeft u een evenementenvergunning nodig. Zowel de evenementenvergunning als de melding klein evenement kunt u aanvragen via hetzelfde formulier hierboven.
Als u een evenement gaat organiseren, dan levert u bij de aanvraag onderstaande documenten in. Dit geldt voor categorie A, B en C evenementen.
- programma
- plattegrond op schaal met alle te plaatsen objecten
- verkeersplan (zie hieronder als bijlage)
Valt het evenement onder categorie B of C, dan dient u (naast de bovengenoemde documenten) ook de volgende documenten in te leveren:
- draaiboek
- veiligheidsplan ( zie hieronder als bijlage)
Indien van toepassing levert u ook de volgende documenten aan:
- certificaten van te plaatsen (kermis-)attracties
- constructietekeningen van de te plaatsen objecten (bijvoorbeeld podium, tribune)
- omleidingstekening van het verkeer als u een doorgaande weg wilt afsluiten
- gegevens van de te plaatsen tent(en) en de bijbehorende certificaten
- akoestisch onderzoek
Het kan zijn dat, naar aanleiding van uw aanvraag, nog extra stukken nodig zijn. In dat geval wordt er contact met u opgenomen.
bijlage - richtlijnen Verkeersplan
bijlage - folder Brandveilige foodtrucks
bijlage - folder Organiseer een brandveilig evenement
Door de verscherpte eisen op het gebied van veiligheid bij evenementen wordt er gewerkt met risicoanalyses. Op basis van een risicoanalyse wordt bepaald of uw evenement een categorie A, B of C is. Deze risicoanalyse kunt u alvast zelf invullen, zodat u weet in welke categorie uw evenement valt.Afhankelijk van de categorie dient u bij de aanvraag verschillende documenten in te leveren. Als op basis van uw aanvraag het evenement als B of C wordt beoordeeld, dan kan het zijn dat u uitgenodigd wordt om uw aanvraag te bespreken.
- A evenementen zijn kleine evenementen met een laag risico
- B evenementen zijn middelgrote evenementen met enig risico
- C evenementen zijn grote evenementen met een hoog risico
Bij het indienen van een aanvraag van een evenementenvergunning / melding klein evenement dient u rekening te houden met de volgende termijnen:
- minstens tien werkdagen van tevoren voor de datum klein evenement
- minstens acht weken van tevoren voor een A-evenement
- minstens veertien weken van tevoren voor een B-/C-evenement
Voor u de aanvraag indient, is het verstandig eerst onderstaande informatie en de bijlage belangrijke aandachtspunten helemaal door te lezen.
Een melding klein evenement is gratis. Een evenementenvergunning kost:
- Categorie A
- 2022 € 52,30
- Categorie B
- 2022 € 208,95
- Categorie C
- 2022 € 1567,00
- Herdenkingsplechtigheid € 0
- Ontheffing schenken zwak-alcoholhoudende drank
- 2022 € 194,00
- Ontheffing bestemmingsplan
- 2022 € 713,50
Deze kosten zijn voor het in behandeling nemen van de aanvraag van uw vergunning. U moet deze kosten altijd betalen, als de vergunning wordt verleend maar ook als de vergunning wordt geweigerd.Het kan zijn dat de afdeling Havens en Vaarwegen kosten in rekening brengt. Voor meer informatie kunt u met hen contact opnemen door te bellen naar 14 075.
U krijgt binnen 8 tot 10 weken bericht. Deze periode mag de gemeente 1 keer verlengen.