E-factureren aan de overheid

Verstuurt u als ondernemer facturen nog per post of als pdf naar de overheid? Dan kunt u de vraag of zelfs de eis krijgen om een e-factuur te sturen.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een elektronische factuur. Op een e-factuur staan de vereiste gegevens staan altijd op een vaste plek met een eigen codering. Daardoor is het mogelijk een e-factuur automatisch te verwerken. Handmatige verwerking in de administratie is niet meer nodig. Dat moet nog wel bij papieren facturen. Of bij een pdf-factuur. Dit zijn geen e-facturen.

E-factureren aan decentrale overheid

Decentrale overheden kunnen van u eisen om elektronisch te factureren. Denk aan gemeenten, provincies en waterschappen. Maar ook alle andere organisaties die moeten aanbesteden. Zoals onderwijsinstellingen en musea. Deze organisaties zijn wettelijk verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.

E-factureren aan de Rijksoverheid

De Rijksoverheid stapte al eerder over op e-factureren. Heeft u na 1 januari 2017 een inkoopcontract afgesloten met de Rijksoverheid? Bijvoorbeeld met een ministerie of uitvoeringsorganisatie? Dan moet u e-factureren.

Bent u verplicht om e-facturen te versturen?

Als het in de inkoopvoorwaarden van uw contract staat, bent u verplicht om een e-factuur te versturen.

Hoe werkt e-factureren?

U kunt op verschillende manieren e-factureren aan de overheid:

Versturen naar decentrale overheden

• Via het beveiligde netwerk van Simplerinvoicing. De meeste boekhoudpakketten kunnen hiermee e-facturen versturen. Check op de site van Simplerinvoicing of uw boekhoudsoftware daarop is aangesloten.
• Via e-mail met XML-bijlage. Dit is de e-factuur. Uw boekhoudsoftware maakt die aan.
• Handmatig versturen via een online portaal van een ICT-dienstverlener, voor als u geen boekhoudpakket heeft.

Versturen naar de Rijksoverheid

• Vanuit een softwarepakket. Voor het aanmaken van een e-factuur kunt u gebruik maken van een softwarepakket. Het versturen van een e-factuur kan via Simplerinvoicing. Hiervoor is de aanschaf van een extra module voor het softwarepakket noodzakelijk. Bij de leverancier van uw softwarepakket kunt u vragen wat u moet regelen voor het versturen van een e-factuur.
• Vanuit een softwarepakket met behulp van een serviceprovider. U kunt een contract sluiten met een Serviceprovider die niet gebonden is aan een bepaald softwarepakket. Deze zorgt voor een aansluiting van uw softwarepakket op Simplerinvoicing. De verschillende serviceproviders staan op Simplerinvoicing.
• Via een e-factuurportaal van Simplerinvoicing. U kunt gebruik maken van een e-factuurportaal van één van de serviceproviders van Simplerinvoicing. Hiermee verstuurt u e-facturen naar alle organisaties die aangesloten zijn op Simplerinvoicing. Op Simplerinvoicing staan de verschillende serviceproviders.
• Via een e-factuurportaal van de Rijksoverheid. U kunt gebruik maken van het e-factuurportaal van de Rijksoverheid. Voorwaarde is dat u niet vaak facturen verstuurt naar de Rijksoverheid. U registreert zich via het e-factuurportaal van DigiInkoop.

Verzendwijze en eisen aan een e-factuur

Uw overheidsklant stelt specifieke voorwaarden voor het versturen van e-facturen. Daarnaast moet een e-factuur voldoen aan de wettelijke eisen die ook gelden voor papieren facturen en pdf-facturen.