Verstuurt u als ondernemer facturen nog per post of als pdf naar de overheid? Dan kunt u de vraag of zelfs de eis krijgen om een e-factuur te sturen.
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur is een elektronische factuur. Op een e-factuur staan de vereiste gegevens altijd op een vaste plek met een eigen codering. Daardoor is het mogelijk een e-factuur automatisch te verwerken. Handmatige verwerking in de administratie is niet meer nodig. Dat moet nog wel bij papieren facturen. Of bij een pdf-factuur. Papieren facturen en pdf's zijn geen e-facturen.
Een e-factuur moet voldoen aan de wettelijke eisen die ook gelden voor papieren facturen en pdf-facturen.
Is een e-factuur verplicht?
Als het in de inkoopvoorwaarden van uw contract staat, bent u verplicht om een e-factuur te versturen.
E-factureren aan decentrale overheid
Decentrale overheden kunnen van u eisen om elektronisch te factureren. Denk aan gemeenten, provincies en waterschappen. Maar ook alle andere organisaties die moeten aanbesteden. Zoals onderwijsinstellingen en musea. In de infographic van de Helpdesk e-factureren ziet u hoe u kunt e-factureren.
U kunt op verschillende manieren e-factureren aan de decentrale overheid:
- Via het beveiligde netwerk Peppol. Check op de site van de Nederlandse Peppolautoriteit hoe u Peppol kunt gebruiken.
- Via e-mail met XML-bijlage. Dit is de e-factuur. Uw boekhoudsoftware maakt die aan.
- Handmatig versturen via een online portaal van een ICT-dienstverlener, voor als u geen boekhoudpakket heeft.
In de infographic van de Helpdesk e-factureren ziet u hoe u kunt e-factureren.
E-factureren aan de Rijksoverheid
De Rijksoverheid accepteert alleen nog e-facturen. De mogelijkheden om te e-factureren aan de Rijksoverheid zijn:
- Vanuit een softwarepakket. U kunt uw software/ERP uitbreiden met een module om uw facturen automatisch te versturen via het beveiligde netwerk Peppol. Vraag bij uw softwareleverancier wat u moet regelen.
- Via een directe aansluiting op het beveiligde netwerk Peppol. Een serviceprovider kan uw software aansluiten op Peppol. Deze serviceproviders voldoen aan de eisen van de Nederlandse Peppolautoriteit.
- Via een e-factuurportaal bij een serviceprovider. Het portaal maakt op basis van uw gegevens een e-factuur en verstuurt die naar uw klant. Deze serviceproviders voldoen aan de eisen van de Nederlandse Peppolautoriteit.
- Via het leveranciersportaal van de Rijksoverheid.
In de infographic van de Helpdesk e-factureren ziet u hoe u kunt e-factureren.