E-factureren aan de overheid

Verstuurt u als ondernemer facturen nog per post of als pdf naar de overheid? Dan kunt u de vraag of zelfs de eis krijgen om een e-factuur te sturen.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een elektronische factuur. Op een e-factuur staan de vereiste gegevens staan altijd op een vaste plek met een eigen codering. Daardoor is het mogelijk een e-factuur automatisch te verwerken. Handmatige verwerking in de administratie is niet meer nodig. Dat moet nog wel bij papieren facturen. Of bij een pdf-factuur. Dit zijn geen e-facturen.

E-factureren aan decentrale overheid

Decentrale overheden kunnen van u eisen om elektronisch te factureren. Denk aan gemeenten, provincies en waterschappen. Maar ook alle andere organisaties die moeten aanbesteden. Zoals onderwijsinstellingen en musea. Deze organisaties zijn wettelijk verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.

E-factureren aan de Rijksoverheid

De Rijksoverheid accepteert alleen nog e-facturen. Als u de e-Factuurwijzer invult, ziet u wat u als ondernemer moet doen om e-facturen te kunnen versturen naar de Rijksoverheid.

Bent u verplicht om e-facturen te versturen?

Als het in de inkoopvoorwaarden van uw contract staat, bent u verplicht om een e-factuur te versturen.

Hoe werkt e-factureren?

U kunt op verschillende manieren e-factureren aan de overheid:

Versturen naar decentrale overheden

• Via het beveiligde netwerk Peppol. Check op de site van de Nederlandse Peppolautoriteit hoe u Peppol kunt gebruiken.
• Via e-mail met XML-bijlage. Dit is de e-factuur. Uw boekhoudsoftware maakt die aan.
• Handmatig versturen via een online portaal van een ICT-dienstverlener, voor als u geen boekhoudpakket heeft.

Versturen naar de Rijksoverheid

• Vanuit een softwarepakket. U kunt uw software/ERP uitbreiden met een module om uw facturen automatisch te versturen via het beveiligde netwerk Peppol. Vraag bij uw softwareleverancier wat u moet regelen.
• Via een directe aansluiting op het beveiligde netwerk Peppol. Een serviceprovider kan uw software aansluiten op Peppol. Deze serviceproviders voldoen aan de eisen van de Nederlandse Peppolautoriteit.
• Via een e-factuurportaal bij een serviceprovider. Het portaal maakt op basis van uw gegevens een e-factuur en verstuurt die naar uw klant. Deze serviceproviders voldoen aan de eisen van de Nederlandse Peppolautoriteit.
• Via een e-factuurportaal van de Rijksoverheid. U moet zich registreren via het e-factuurportaal van DigiInkoop.

Verzendwijze en eisen aan een e-factuur

Uw overheidsklant stelt specifieke voorwaarden voor het versturen van e-facturen. Daarnaast moet een e-factuur voldoen aan de wettelijke eisen die ook gelden voor papieren facturen en pdf-facturen.