Een e-factuur versturen naar de overheid

Verstuurt u als ondernemer facturen nog per post of als pdf naar de overheid? Dan kunt u de vraag of zelfs de eis krijgen om een e-factuur te sturen.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een elektronische factuur. De vereiste gegevens staan altijd op een vaste plek met een eigen codering. Daardoor is het mogelijk een e-factuur automatisch te versturen en verwerken. Handmatige verwerking in de administratie is niet meer nodig. Dat moet nog wel bij papieren facturen. Of bij een pdf-factuur. Dit zijn geen e-facturen.

E-factureren naar decentrale overheden

Decentrale overheden kunnen u vragen of zelfs van u eisen om een e-factuur te sturen. Denk aan gemeenten, provincies en waterschappen. Maar ook alle andere organisaties die moeten aanbesteden. Zoals onderwijsinstellingen en musea. Deze organisaties zijn wettelijk verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.

E-factureren naar de Rijksoverheid

De Rijksoverheid stapte al eerder over op e-factureren. Heeft u na 1 januari 2017 een inkoopcontract afgesloten met de Rijksoverheid? Bijvoorbeeld met een ministerie of uitvoeringsorganisatie? Dan moet u e-factureren.

Bent u verplicht om e-facturen te versturen?

Als het in de inkoopvoorwaarden van uw contract staat, bent u verplicht om een e-factuur te versturen.

E-factureren: hoe doet u dat?

Vraag uw overheidsklant hoe hij een e-factuur wil ontvangen. Er zijn verschillende manieren:

E-factuur versturen naar decentrale overheden

• Via het beveiligde netwerk van Simplerinvoicing. De meeste boekhoudpakketten kunnen hiermee e-facturen versturen. Check op de site van Simplerinvoicing of uw boekhoudsoftware daarop is aangesloten.
• Via e-mail met XML-bijlage. Dit is de e-factuur. Uw boekhoudsoftware maakt die aan.
• Handmatig versturen via een online portaal van een ICT-dienstverlener, voor als u geen boekhoudpakket heeft.

E-factuur versturen naar de Rijksoverheid

• Via het beveiligde netwerk van Simplerinvoicing. De meeste boekhoudpakketten kunnen hiermee e-facturen versturen. Check op de site van Simplerinvoicing of uw boekhoudsoftware daarop is aangesloten.
• Handmatig versturen via een online portaal van een ICT-dienstverlener, voor als u geen boekhoudpakket heeft.
• Via het leveranciersportaal van de Rijksoverheid, voor als u geen boekhoudpakket heeft.
• Met Digipoort, voor als u veel e-facturen naar alleen de Rijksoverheid verstuurt.

Verzendwijze en eisen aan een e-factuur

Uw overheidsklant stelt specifieke voorwaarden voor het versturen van e-facturen. Daarnaast moet een e-factuur voldoen aan de wettelijke eisen die ook gelden voor papieren facturen en pdf-facturen.