Facturen maken en sturen

Deze informatie is geplaatst door

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

± 2 min lezen

U moet een factuur (rekening) sturen als u goederen en diensten levert aan:

Wat moet er op een factuur staan?

Uw factuur moeten aan een aantal wettelijke eisen voor facturen voldoen. Op een factuur staat onder meer:

U moet uw facturen opeenvolgend (in een reeks) nummeren. Facturen die niet goed genummerd zijn, moet u herstellen. Uw klant heeft anders geen recht op aftrek van btw.

Aangepaste factuureisen

Voor sommige ondernemers gelden aangepaste factuureisen. Bijvoorbeeld voor ondernemers in het openbaar vervoer, taxivervoer en in de horeca. Ook hoeft u niet altijd btw op uw factuur te zetten. Bijvoorbeeld als u geen btw hoeft te berekenen aan uw klanten (u bent vrijgesteld van btw) of u doet mee aan de kleineondernemersregeling (KOR).

Eenvoudige factuur

Is het bedrag van de factuur niet hoger dan € 100 (inclusief btw)? Of stuurt u een factuur die de oorspronkelijke factuur wijzigt (creditfactuur)? Dan mag u een vereenvoudigde factuur sturen.

Uw factuur sturen

U moet uw factuur uiterlijk sturen op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin u heeft geleverd. Daarna moet uw klant binnen de betalingstermijn de factuur betalen.

Verjaringstermijn

Stuurt u geen factuur, dan kan die verjaren. De klant hoeft dan vaak niet meer te betalen. Een factuur verjaart:

  • 5 jaar nadat de voorgeschreven betalingstermijn voorbij is
  • 2 jaar nadat de betalingstermijn voorbij is als u producten aan particulieren verkoopt
  • 5 jaar nadat de betalingstermijn voorbij is als u diensten aan particulieren verkoopt

U kunt de verjaringstermijn verlengen door de klant een (aangetekende) brief te sturen. De verjaringstermijn begint dan opnieuw. Dat heet stuiten.

Bewaarplicht facturen

Uw facturen zijn onderdeel van uw administratie. U bent wettelijk verplicht om uw administratie een bepaalde tijd te bewaren. U bewaart uw facturen 7 jaar. Facturen over onroerende goederen bewaart u 10 jaar. Onroerende goederen zijn bijvoorbeeld grond en gebouwen.

U mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. Deze moeten dan wel de juiste en volledige weergaven van het origineel zijn.

Elektronisch factureren en digitaal factureren

U kunt uw factuur op papier sturen, maar u kunt ook elektronisch of digitaal factureren. Elektronische en digitale facturen moeten aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als een papieren factuur.

Elektronische factuur of e-factuur

Een elektronische factuur (e-factuur) stuurt u vanuit uw geautomatiseerde systeem naar het systeem van uw klant. Hiermee moet de klant wel akkoord gaan. Hij is niet verplicht om een e-factuur te accepteren. Elektronisch factureren mag binnen de hele Europese Unie (EU).

Digitale factuur

Stuurt u een factuur als pdf-bestand met een e-mail naar uw klant? Dat heet digitaal factureren.

e-Factureren aan overheidsorganisaties

Bent u leverancier van de Rijksoverheid? Dan bent u verplicht om elektronische facturen (e-facturen) aan de Rijksoverheid te sturen. Alle overheden en andere aanbestedende diensten moeten e-facturen kunnen ontvangen en verwerken.

Factuur naar een bedrijf in het buitenland

Doet u zaken met bedrijven in andere EU-landen? Dan krijgt u naast de algemene eisen ook te maken met extra factuureisen bij goederen en diensten. Ook stellen EU-landen eisen aan elektronische facturen.

Deze informatie is geplaatst door

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)
Over onsContactDisclaimerCookies & PrivacyToegankelijkheidAPIBusiness.gov.nl (English) Ondernemersplein is een initiatief van:KVKRijksdienst voor Ondernemend NederlandRDWBelastingdienstCentraal Bureau voor de StatistiekUWVToegankelijkheidsniveau: W3C WAI-AA WCAG 2.1