Stappenplan administratie onderhouden

1. Voldoe aan de eisen voor uw administratie

Alle gegevens over uw bedrijf op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
tussentijds gemaakte controleberekeningen
ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
bankafschriften
contracten, overeenkomsten en andere afspraken
agenda's en afsprakenboeken
correspondentie
software en databestanden

2. Bewaar uw administratie 7 jaar

U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. U kunt met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen. Wat u in ieder geval 7 jaar moet bewaren:

debiteuren- en crediteurenadministratie: openstaande facturen van uw klanten en leveranciers
in- en verkoopadministratie: alle inkoop- en verkoopfacturen
grootboekadministratie: alle financiële transacties, zoals ontvangen betalingen
voorraadadministratie: alle voorraden en de waarde hiervan (als u goederen inkoopt en verkoopt)
kasadministratie: alle kassabonnen en kwitanties van producten die u contant gekocht of verkocht heeft

Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren. Onroerende zaken zijn bijvoorbeeld uw bedrijfspand, opslag en grond. Als u u goederen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.

3. Maak afspraken over hoe u uw administratie bewaart

U kunt afspreken met de Belastingdienst in welke vorm u uw administratie bewaart (digitaal of op papier). En hoe gedetailleerd (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Deze afspraken legt de Belastingdienst schriftelijk vast.

4. Let op het urencriterium

Een urenadministratie bijhouden is niet verplicht. Maar als u in aanmerking wilt komen voor fiscale voordelen, dan moet u dit kunnen bewijzen aan de Belastingdienst. Bijvoorbeeld voor de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. U moet dan aan de Belastingdienst kunnen aantonen dat u aan het urencriterium voldoet:

U besteedt per kalenderjaar 1.225 uur of meer aan uw bedrijf. Oók wanneer u in de loop van het jaar start of stopt met uw bedrijf.
U besteedt meer tijd aan uw bedrijf dan aan ander werk. Bijvoorbeeld als u ook in loondienst werkt. Was u de laatste 5 jaar één of meer jaren geen ondernemer? Dan geldt deze voorwaarde niet.

5. Zelf doen of uitbesteden?

U kunt zelf uw administratie beheren, of uitbesteden aan een boekhouder of accountant.

Verschil accountant en boekhouder

Een accountant werkt meestal voor grote(re) bedrijven, maar ook voor kleinere mkb bedrijven en zzp’ers. Een accountant is verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten en valt onder het tuchtrecht. U bent verplicht om te kiezen voor een accountant als u meer dan 50 werknemers heeft, € 12 miljoen omzet en € 6 miljoen balanstotaal.

De MKB bedrijven en ZZP-ers die niet in deze groep vallen, kunnen kiezen voor een administratiekantoor. Deze vrije beroepsgroep kent 2 soorten kantoren:

1. Kantoren die zijn aangesloten bij een branchevereniging

Deze kantoren hebben een verplichte aansprakelijkheidverzekering, voldoen aan opleidingseisen, hebben een leerplicht en leverings- en betalingsvoorwaarden. Zij helpen ondernemers bij de bedrijfsadministratie en geven ook advies.

2. Kantoren die niet zijn aangesloten bij een branchevereniging

Deze kantoren zijn niet verplicht om een aansprakelijkheidverzekering af te sluiten en bepalen zelf of ze alleen helpen bij de bedrijfsadministratie of ook advies geven.