Zakelijke administratie bijhouden en bewaarplicht

U moet van de wet een administratie bijhouden en deze een vaste tijd bewaren (bewaarplicht). Alle gegevens over uw bedrijf die u op papier of digitaal vastlegt, horen bij uw zakelijke administratie. Uw administratie is de basis van uw belastingaangiften.

Bewaarplicht administratie

U moet uw administratie bewaren. Dat heet fiscale bewaarplicht. De basisgegevens van uw administratie zijn:

• het grootboek (boekhouding)
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de voorraadadministratie
• de in- en verkoopadministratie
• de loonadministratie
• gegevens die belangrijk zijn voor de belastingheffing van andere organisaties of personen

Bewaartermijn administratie

U moet in ieder geval de basisgegevens van uw administratie 7 jaar bewaren. Dat is de verplichte bewaartijd (bewaartermijn). Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u spullen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.

U kunt afspraken maken met de Belastingdienst:

• om andere gegevens dan de basisgegevens korter te bewaren
• over de vorm waarin u de administratie bewaart
• over hoe gedetailleerd de administratie moet zijn

Let op: Een afspraak over een kortere bewaartermijn geldt alleen voor de Belastingdienst. Voor andere overheden kan de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar gelden. Stopt u met uw bedrijf binnen de bewaartermijn? Dan blijft u verplicht om uw administratie volgens de termijn te bewaren.

Bewaren van programma’s en bestanden

U voldoet niet aan de bewaarplicht als u alleen een afdruk (geprinte kopie) van uw computerbestanden of online bestanden bewaart. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. U moet ervoor zorgen dat uw bestanden bij een controle bruikbaar zijn. Dat geldt ook voor de programma's waarmee de bestanden gebruikt worden.

Kopie identiteitsbewijs

U mag uw klanten om legitimatie vragen. Maar u mag de persoonsgegevens uit een identiteitsbewijs van uw klanten niet kopiëren en in uw administratie bewaren. Dat mag alleen als dat verplicht is, zoals wanneer u personeel aanneemt.