Administratie bijhouden en bewaren

U bent wettelijk verplicht een administratie bij te houden. Alle gegevens over uw bedrijf die u op papier of digitaal vastlegt, horen bij uw administratie. Uw administratie is de basis van uw belastingaangiften.

Verplicht administratie bewaren

U moet uw administratie bewaren. Dat heet fiscale bewaarplicht. U moet in ieder geval de basisgegevens van uw administratie 7 jaar bewaren. De basisgegevens zijn:

• informatie over de voorraad
• het grootboek
• de loonadministratie
• de gegevens over de inkoop en verkoop
• de debiteuren- en crediteurenadministratie

Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren.

U kunt afspraken maken met de Belastingdienst:

• om andere gegevens dan de basisgegevens korter te bewaren
• over de vorm waarin u de administratie bewaart
• over hoe gedetailleerd de administratie moet zijn

Let op: Stopt u met uw bedrijf binnen de bewaartermijn? Dan blijft u verplicht om uw administratie volgens de termijn te bewaren.

Kopie identiteitsbewijs

U mag uw klanten om legitimatie vragen. Maar u mag de persoonsgegevens uit een identiteitsbewijs van uw klanten niet kopiëren en in uw administratie bewaren. Dat mag alleen als dat verplicht is, zoals wanneer u personeel aanneemt.