Zakelijke administratie bijhouden en bewaarplicht
U bent wettelijk verplicht een administratie bij te houden en te bewaren. Alle gegevens over uw bedrijf die u op papier of digitaal vastlegt, horen bij uw administratie. Uw administratie is de basis van uw belastingaangiften.
Bewaarplicht administratie
U moet uw administratie bewaren. Dat heet fiscale bewaarplicht. De basisgegevens van uw administratie zijn:
- informatie over de voorraad
- het grootboek
- de loonadministratie
- de gegevens over de inkoop en verkoop
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
Hoe lang moet u de administratie bewaren?
U moet in ieder geval de basisgegevens van uw administratie 7 jaar bewaren. Dat is de bewaartermijn. Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert, is de bewaartermijn ook 10 jaar.
U kunt afspraken maken met de Belastingdienst:
- om andere gegevens dan de basisgegevens korter te bewaren
- over de vorm waarin u de administratie bewaart
- over hoe gedetailleerd de administratie moet zijn
Let op: Een afspraak over een kortere bewaartermijn geldt alleen voor de Belastingdienst. Voor andere overheidsinstellingen kan de fiscale bewaarplicht van 7 jaren gelden. Stopt u met uw bedrijf binnen de bewaartermijn? Dan blijft u verplicht om uw administratie volgens de termijn te bewaren.
Kopie identiteitsbewijs
U mag uw klanten om legitimatie vragen. Maar u mag de persoonsgegevens uit een identiteitsbewijs van uw klanten niet kopiëren en in uw administratie bewaren. Dat mag alleen als dat verplicht is, zoals wanneer u personeel aanneemt.