U bent wettelijk verplicht een administratie bij te houden en te bewaren. Alle gegevens over uw bedrijf die u op papier of digitaal vastlegt, horen bij uw administratie. Uw administratie is de basis van uw belastingaangiften.
Bewaarplicht administratie
U moet uw administratie bewaren. Dat heet fiscale bewaarplicht. De basisgegevens van uw administratie zijn:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de voorraadadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de loonadministratie
- gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden
Bewaartermijn administratie
U moet in ieder geval de basisgegevens van uw administratie 7 jaar bewaren. Dat is de verplichte bewaartermijn. Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u u goederen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.
U kunt afspraken maken met de Belastingdienst:
- om andere gegevens dan de basisgegevens korter te bewaren
- over de vorm waarin u de administratie bewaart
- over hoe gedetailleerd de administratie moet zijn
Let op: Een afspraak over een kortere bewaartermijn geldt alleen voor de Belastingdienst. Voor andere overheidsinstellingen kan de wettelijke bewaartermijn van 7 jaren gelden. Stopt u met uw bedrijf binnen de bewaartermijn? Dan blijft u verplicht om uw administratie volgens de termijn te bewaren.
Bewaren van programma’s en bestanden
U voldoet niet aan de bewaarplicht als u alleen een afdruk (geprinte kopie) van uw digitale bestanden bewaart. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. U moet er voor zorgen dat uw digitale bestanden bij een controle bruikbaar zijn. Dat geldt ook voor de programma's waarmee de bestanden gebruikt worden.
Kopie identiteitsbewijs
U mag uw klanten om legitimatie vragen. Maar u mag de persoonsgegevens uit een identiteitsbewijs van uw klanten niet kopiëren en in uw administratie bewaren. Dat mag alleen als dat verplicht is, zoals wanneer u personeel aanneemt.