Berichtenbox voor bedrijven: veelgestelde vragen
Deze informatie is geplaatst door
Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)
Berichtenbox aanmaken
De naam van uw Berichtenbox mag geen spaties of hoofdletters bevatten. Verder moet een Berichtenboxnaam uniek zijn. Als de naam die u kiest al in gebruik is, krijgt u daar melding van. Wij adviseren u de naam van uw bedrijf te kiezen of een daarop lijkende naam.
Ja. Als u een Berichtenbox hebt aangemaakt, blijft deze bestaan.
De naam van uw Berichtenbox kan niet gewijzigd worden.
Inloggen en uitloggen bij de Berichtenbox
Dat is afhankelijk van of u een Berichtenbox hebt aangemaakt met eHerkenning of met een gebruikersaccount van Antwoord voor bedrijven. Op het inlogscherm van de Berichtenbox klikt u op het middel dat voor u van toepassing is.
- Bij eHerkenning komt u op een pagina waar u uit een lijst de aanbieder van uw eHerkenningsmiddel kiest. Hoe de inlogprocedure exact werkt, hangt af van uw eHerkenningsmiddel.
- Bij een gebruikersaccount van Antwoord voor bedrijven komt u op een pagina waar u uw gebruikersnaam en wachtwoord invoert.
Ja, dat kan. U kunt anderen machtigen om uw Berichtenbox te gebruiken. U en uw gemachtigden kunnen tegelijkertijd ingelogd zijn in dezelfde Berichtenbox. U kunt dus ook gelijktijdig handelingen verrichten in dezelfde Berichtenbox.
Als u de Berichtenbox een half uur niet hebt gebruikt, wordt u automatisch uitgelogd.
Op het inlogscherm voor het gebruikersaccount vindt u een link naar een formulier waarmee u uw gebruikersnaam kunt opvragen.
Op het inlogscherm voor het gebruikersaccount vindt u een link naar een formulier waarmee u een nieuw wachtwoord kunt instellen. U mag een eerder gebruikt wachtwoord invoeren.
Neem contact op met de leverancier van uw eHerkenningsmiddel. Er kunnen verschillende redenen zijn:
- Het eHerkenningsmiddel is niet van het gewenste betrouwbaarheidsniveau (minimaal niveau 2).
- Het eHerkenningsmiddel is verlopen of ingetrokken.
- U gebruikt het eHerkenningsmiddel verkeerd.
Berichten versturen
U kunt alleen berichten sturen naar overheidsinstanties die onder de Dienstenwet vallen. Daarom kunt u alleen een organisatie uit de lijst in de Berichtenbox kiezen.
U ontvangt van de overheid via de Berichtenbox een ontvangstbevestiging als antwoord. Heeft u bijvoorbeeld een vergunningaanvraag ingediend via de Berichtenbox? Dan stuurt de overheidsorganisatie u de beschikking en factuur via de Berichtenbox. Gebeurt dit niet? Dan kan het betekenen dat u stilzwijgend toestemming krijgt voor de vergunning. Dit heet lex silencio positivo.
Nee. Elke overheidsinstantie stuurt het bericht zelf door naar de juiste afdeling.
Nee. De Berichtenbox is een beveiligde omgeving die geen e-mails kan ontvangen en versturen van en naar een extern e-mailadres. U kunt wel berichten en bijlagen opslaan op uw eigen computer.
Nee. U kunt een bericht en bijlagen wel opslaan op uw eigen computer en vervolgens doorsturen via uw eigen e-mail. Overheidsinstanties kunnen een bericht wel via de Berichtenbox doorsturen naar een andere overheidsinstantie.
Nee. U kunt wel een concept maken in de Berichtenbox. Daarvoor moet u eerst het bericht als concept opslaan.
Kies eerst 'Blader' om de bijlage op uw computer op te zoeken. Vervolgens klikt u op 'Voeg toe'. U kunt alle soorten bijlagen uploaden, met een maximum van 15. Elke bijlage mag niet groter zijn dan 100 MB. De naam van een bestand mag geen spaties of bijzondere tekens bevatten, en niet beginnen met een cijfer, punt of streepje. Per bericht kunt u niet meer dan 20 bijlagen toevoegen.
De formulieren staan op de website van de overheidsinstantie. Die vindt u op de pagina op deze website over de vergunning. Vul hiervoor uw plaatsnaam in in het blok Bij u in de buurt.
Ga naar de pagina op deze website over de vergunning. Vul uw plaatsnaam in (waar u uw activiteiten wilt verrichten) en klik op OK. U krijgt vervolgens een link naar de website van de overheidsinstantie (bijvoorbeeld uw gemeente). Die instantie zoekt u vervolgens op in de adressenlijst in de Berichtenbox als u een bericht verstuurt.
Nee. Valt de procedure onder de Dienstenwet en kunt u de vergunning alleen digitaal aanvragen met een webformulier? Dan moet de overheidsinstantie u in het webformulier vragen of u de aanvraag met de Berichtenbox wilt afhandelen. U kunt dan in het webformulier uw Berichtenboxnaam opgeven.
U kunt een digitale handtekening toepassen op uw document voordat u het aan uw bericht toevoegt. Dit is een handtekening die verbonden is aan de digitale gegevens van uw document. Wordt uw document toch gewijzigd, dan wordt de handtekening ongeldig gemaakt.
Berichten worden na 5 jaar automatisch verwijderd. U krijgt 6 weken van tevoren een waarschuwing. Wij raden u aan om belangrijke documenten, zoals vergunningen, ook op uw eigen computer te bewaren.
Berichten en bijlagen uit de Berichtenbox opslaan
U opent het bericht. In het scherm ziet u een knop 'Bewaar als pdf'. Klik op deze knop en kies voor 'Opslaan'. U kunt slechts één bericht tegelijk opslaan. Het bericht wordt als pdf opgeslagen. U hebt bijvoorbeeld Adobe Reader nodig om een pdf-bestand te kunnen lezen. Dit programma kunt u gratis downloaden op www.adobe.com.
Ja. Open het bericht en klik op de bijlage. U kunt vervolgens kiezen tussen 'Openen' of 'Opslaan'. U kunt één bijlage tegelijk opslaan.
Nee, dat kan niet.
Gebruikers machtigen
U mag iemand machtigen die voor u werkt of in uw opdracht betrokken is bij de afwikkeling van een procedure die u via de Berichtenbox wilt laten verlopen. Bijvoorbeeld uw accountant of administratiekantoor.
Een gemachtigde kan alle handelingen in de Berichtenbox verrichten, behalve zelf iemand machtigen of de gegevens van uw bedrijf aanpassen.
Hebt u een eHerkenningsmiddel? Dan gaat het machtigen buiten de Berichtenbox om, in het Machtigingenregister van uw eHerkenningsmiddel. Neem hiervoor contact op met de leverancier van uw eHerkenningsmiddel. Op dit moment kunt u alleen medewerkers van uw bedrijf machtigen.
Hebt u een gebruikersaccount? Dan gaat het machtigen in de Berichtenbox in een aantal stappen:
- Degene die u wilt machtigen moet eerst een persoonlijk gebruikersaccount aanmaken. Deze persoon registreert niet zelf een organisatie en maakt ook niet zelf een Berichtenbox aan.
- Degene die u wilt machtigen geeft zijn gebruikersnaam aan u door.
- U logt in op uw Berichtenbox. U gaat naar 'Instellingen' in de linkerkolom en u kiest 'Gebruikersaccount en gemachtigden beheren'. Deze pagina opent in een nieuw venster. Het kan zijn dat u opnieuw moet inloggen.
- U klikt op 'Beheren organisatie en machtigingen'. U vult de gebruikersnaam van de persoon in die u wilt machtigen en voegt deze toe. U kunt meerdere personen op deze manier machtigen. Als u klaar bent, klikt u op 'Opslaan'.
Hebt u uw Berichtenbox met een gebruikersaccount aangemaakt? Dan kunt u geen mensen met een eHerkenningsmiddel machtigen. Omgekeerd geldt hetzelfde.
Ja. Als zij gemachtigd zijn, kunnen meer personen met hun gebruikersaccount in dezelfde Berichtenbox inloggen. Zij kunnen dus ook gelijktijdig handelingen verrichten in dezelfde Berichtenbox.
Hebt u een eHerkenningsmiddel? Dan trekt u uw machtiging in in het Machtigingenregister van uw eHerkenningsmiddel. Bij een gebruikersaccount logt u in op uw Berichtenbox en gaat u naar 'Instellingen' in de linkerkolom. Achter de gebruikersnaam van de gemachtigde staat een prullenbak-icoontje. Klik op het icoontje om de naam te verwijderen en kies vervolgens 'Opslaan'.
Dat kunt u vragen aan degene die u heeft gemachtigd.
Heeft degene die u wilt machtigen met zijn gebruikersaccount een organisatie geregistreerd of een Berichtenbox aangemaakt? Dan kunt u hem niet machtigen. Hij moet eerst een ander gebruikersaccount aanmaken om te kunnen inloggen op uw Berichtenbox.
Gegevens wijzigen
U logt in op uw Berichtenbox en gaat naar 'Instellingen' in de linkerkolom. In dit scherm kunt u de volgende gegevens wijzigen:
- uw organisatienaam;
- uw e-mailadres en taalkeuze voor de bevestiging bij nieuwe berichten.
Als u een gebruikersaccount van Antwoord voor bedrijven hebt, kunt u hier ook aanpassen:
- uw machtigingen;
- de gegevens van uw gebruikersaccount en uw wachtwoord.
Technische vragen
Maandelijks worden er nieuwe functionaliteiten toegevoegd aan de Berichtenbox. Op deze releasemomenten is de Berichtenbox korte tijd niet beschikbaar. Dit onderhoud gebeurt op zaterdagochtend. De Berichtenbox is op jaarbasis minimaal 97% van de tijd beschikbaar.
Met de gratis app EFLASH wordt u op de hoogte gehouden van storingen en onderhoud. De app is beschikbaar voor iOS en Android en biedt de volgende opties:
- U kunt zich abonneren op notificaties van diverse typen meldingen.
- U wordt op de hoogte gehouden van de voortgang van de verstoring.
- U ontvangt een melding als de verstoring is opgelost.
- Nadat de verstoring is opgelost, is deze informatie nog 5 dagen beschikbaar.
Neem contact op met de servicedesk.
U logt in op uw Berichtenbox. Op de pagina 'Instellingen' in de linkerkolom staat de naam van uw Berichtenbox vermeld.
Mijn vraag staat er niet bij
En valt die procedure onder de Dienstenwet? Dan kunt u via de Berichtenbox contact opnemen met de verantwoordelijke overheidsinstantie. Staat het formulier niet op de website van de verantwoordelijke instantie? Of krijgt u geen reactie van de instantie? Meld dit via het Meldpunt regelgeving.
Neem contact op met de servicedesk.