Stappenplan productveiligheid voor importeurs

1. Controleer of uw product al verboden is via het EU-platform Safety Gate

Check op Safety Gate of het product dat u gaat importeren al verboden is in de EU. Op Safety Gate staan producten die verboden zijn in de EU vanwege ernstige risico's. Controleer ook of er op Safety Gate verboden producten staan met dezelfde eigenschappen als uw product.

2. Bepaal welke veiligheidsregels gelden voor uw product

U moet bepalen welke veiligheidsregels er voor uw product gelden. Die regels staan in de EU-richtlijnen voor verschillende productcategorieën. Het kan zijn dat uw product in meer dan 1 productcategorie valt. U moet zich dan houden aan meerdere EU-richtlijnen. Bijvoorbeeld als u speelgoed met een batterij importeert. Dan moet uw product voldoen aan de veiligheidseisen voor speelgoed, batterijen én elektrische materialen.

Huur een adviesbureau in

Voor deze stap heeft u specialistische kennis nodig. Bent u een kleine of middelkleine ondernemer? Dan kan het verstandig zijn om een (commercieel) adviesbureau in te huren. Een adviesbureau kan u helpen om aan alle verplichtingen te voldoen.

3. Controleer of het product veilig is

Controleer of het product voldoet aan de veiligheidsregels. Deze regels kunnen per EU-land verschillen. Ook voor deze stap kunt u de hulp van een adviseur inschakelen. Er zijn veel adviesbureaus die hierin zijn gespecialiseerd.

U of uw adviseur moet controleren of de fabrikant:

• een technisch dossier heeft gemaakt en of het technisch dossier volledig is
• CE-markeringen op het product heeft gezet als dit verplicht is
• instructies voor het (veilig) gebruiken van het product heeft toegevoegd in een begrijpelijke taal
• de juiste informatie op het etiket heeft gezet
• voldoet aan de regels voor het traceren van het product

Heeft u niet genoeg informatie om te beoordelen of het product aan de eisen voldoet? Dan moet u deze informatie opvragen bij de fabrikant.

4. Zet uw contactgegevens op het product

Zet uw contactgegevens op de verpakking of in een document bij het product. Omdat u producten van buiten de EU importeert, bent u de contactpersoon voor consumenten en de toezichthouders.

5. Zorg voor veilig vervoer en een veilige opslag

U moet zorgen dat u de geïmporteerde producten veilig vervoert en opslaat. U moet zorgen dat de producten bijvoorbeeld niet te nat, droog, koud, of warm worden tijdens de opslag of het vervoer. Hierdoor kan een veilig product onveilig worden.

6. Zorg voor een goede administratie

U moet de documentatie van uw product minimaal 10 jaar bewaren in uw administratie. Voor sommige producten geldt een langere bewaartermijn. Zoals voor medische hulpmiddelen.

Als een toezichthouder hierom vraagt, moet u deze documenten kunnen delen:

• het technisch dossier
• de conformiteitsverklaring
• de gegevens van alle leveranciers en andere marktdeelnemers waaraan u producten heeft geleverd

U mag als importeur ook namens de fabrikant administratieve taken uitvoeren. De fabrikant moet u dan aanwijzen als gemachtigde. Lees wat dit inhoudt.

7. Neem direct maatregelen als het product niet aan de eisen voldoet

Heeft u een product verkocht dat niet aan de eisen voldoet? Of denkt u dat het product onveilig is? Dan mag u het niet verkopen. En u moet:

• een melding doen via het EU-platform Safety Gate en zo informatie aan toezichthouders geven over de risico’s
• consumenten informeren
• onveilige producten terughalen
• de toezichthouder(s) informatie geven over de fabrikant van het product
• het technisch dossier opvragen bij de fabrikant als een toezichthouder dit vraagt