Stappenplan subsidie aanvragen bij de overheid

1. Onderzoek de subsidiemogelijkheden

De Nederlandse overheid en de Europese Unie bieden veel subsidies voor bedrijven. Zeker als uw producten of diensten passen bij onderwerpen die zij belangrijk vinden. Zoals duurzaamheid, innovatie of internationale samenwerking. Er zijn verschillende soorten subsidies en regelingen. In de Subsidiewijzer vindt u een overzicht van de meeste subsidies en regelingen voor ondernemers. U kunt filteren op onderwerp, regio en type regeling. Zo ziet u welke subsidies passen bij uw projectidee.

2. Schrijf uw subsidieaanvraag

De meeste subsidieregelingen hebben speciale aanvraagdocumenten. Die kunt u downloaden via de website van de overheidsorganisatie die de subsidie regelt. Soms heeft u hiervoor een eHerkenningsmiddel nodig. Dat is een veilige manier om in te loggen bij de overheidsorganisatie.

In uw aanvraag beschrijft u duidelijk uw projectplan. Doe dit enthousiast. U moet de overheid overtuigen van uw idee en het resultaat. U moet uw project eigenlijk verkopen. Maak het ook niet mooier dan dat het is. Vertel daarom geen onwaarheden. Want u moet alles kunnen uitleggen (verantwoorden) uit uw projectplan.

3. U ontvangt een bevestiging van uw aanvraag

Nadat de overheidsorganisatie uw aanvraag heeft ontvangen, krijgt u meestal een ontvangstbevestiging. Daarin staat de periode (termijn) waarin u reactie krijgt op uw aanvraag.

4. U ontvangt een beschikking of vragenbrief

Als de overheidsorganisatie uw aanvraag heeft beoordeeld, kan dit leiden tot een positieve beschikking, een negatieve beschikking of een vragenbrief. Wat dat betekent, leest u hieronder.

Positieve beschikking

Hiermee geeft de overheid aan dat ze geld wil uitgeven (investeren) aan uw plan(nen). In de beschikking leest u bijvoorbeeld hoeveel geld u kunt uitgeven, wanneer dat kan en hoe u de kosten moet noteren. Ook staat in de beschikking hoe u het bedrag ontvangt. Voor sommige regelingen kunt u een voorschot aanvragen. U krijgt dan alvast een deel van het geld.

Krijgt u het geld pas na uw project? Dan krijgt u meestal een verleningsbeschikking. Hiermee kunt u laten zien dat u subsidie krijgt. Dat kan nodig zijn om een lening te krijgen bij een bank.

Negatieve beschikking

Hiermee geeft de overheid aan dat uw project niet of onvoldoende in de regeling past. Maar het kan ook gebeuren dat er geen geld meer is voor de regeling. U kunt bezwaar maken tegen de afwijzing. In de beschikking staat hoe en voor welke datum u dat moet doen. Doe dit alleen wanneer u er zeker van bent dat u de overheid opnieuw kunt overtuigen, zodat u niet onnodig energie verspilt.

Vragenbrief

Het kan zijn dat de overheidsorganisatie meer informatie nodig heeft om uw aanvraag te beoordelen. In een vragenbrief krijgt u het verzoek om extra informatie of uitleg te geven over uw project. Let goed op dat u zich houdt aan de einddatum die in de vragenbrief wordt genoemd. Reageert u te laat, dan krijgt u geen extra kans.

5. Voer een projectadministratie

Omdat u geld ontvangt van de overheid wil zij ook weten wat u met het geld doet. U bent verplicht om alle activiteiten en uitgaven te noteren in een overzichtelijke projectadministratie. Vaak gelden er richtlijnen waaraan u moet voldoen. Houdt u zich hieraan, want u wordt in de tussentijd gecontroleerd. Bewaar al uw gegevens al voordat u het project start. Hiermee voorkomt u onnodig zoekwerk.

6. U maakt een einddeclaratie

Ontvangt u de subsidie na uw project? Dan bepaalt de overheidsorganisatie het precieze subsidiebedrag via de einddeclaratie. Hierin maakt u een overzicht van alle kosten met het bewijs dat erbij hoort. Bijvoorbeeld facturen en bankafschriften. U kunt alleen een einddeclaratie maken als u uw administratie goed op orde heeft.

7. U ontvangt de vaststellingsbeschikking

Hierin staat het definitieve subsidiebedrag dat u ontvangt. De overheidsorganisatie gaat uit van uw einddeclaratie. Heeft u tijdens uw project geld ontvangen? En is dat bedrag hoger dan uw einddeclaratie? Dan moet u terugbetalen wat u teveel heeft gekregen. Voordat de vaststellingsbeschikking wordt verzonden, kan de overheidsorganisatie een monitorbezoek afleggen. Uw projectadministratie wordt dan gecontroleerd. Soms krijgt u nog een aantal kritische vragen over het verloop van het project. Bereid u hierop voor.

Let op: Ook na de vaststellingsbeschikking kunnen uw projectadministratie en einddeclaratie gecontroleerd worden.