Regels voor incassodienstverleners

Een incassobureau helpt bedrijven met klanten die hun facturen niet betalen. Heeft u een incassobureau of voert u incassowerkzaamheden uit? Dan bent u incassodienstverlener en moet u zich aan bepaalde regels houden. Dit geldt ook voor uw werknemers.

Voor welke werkzaamheden gelden de regels?

Deze regels gelden alleen voor buitengerechtelijke incassowerkzaamheden. Dit zijn werkzaamheden waarbij geen rechter betrokken is en geen dwangmiddelen gebruikt worden. Gerechtsdeurwaarders en incassoadvocaten moeten zich ook aan deze regels houden als ze buitengerechtelijke werkzaamheden uitvoeren.

Kwaliteitseisen en gedragsregels voor incassodienstverleners

Incassodienstverleners moeten zich aan de kwaliteitseisen en gedragsregels voor incassodienstverlening houden. Bijvoorbeeld:

• eisen aan vakbekwaamheid
• hoe u een vordering moet opstellen
• bereikbaarheid voor en benadering van de schuldenaar
• kwaliteit van de administratie
• hoe u omgaat met klachten en geschillen

Iedere medewerker van een incassobureau moet een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben. Deze mag niet ouder zijn dan 3 maanden vanaf de start van het werk.

Opleidingseisen voor incassodienstverleners

Leidinggevenden van een incassobureau en zelfstandig incassodienstverleners (zzp’ers) moeten een opleiding van minimaal niveau 4 van het Europees Kwalificatiekader (EKK) doen. Medewerkers van incassobureaus moeten een opleiding van minimaal niveau 3 van het EKK doen.

Let op: bestaande incassodienstverleners hebben tot 1 april 2025 om te voldoen aan de opleidingseisen. Voor nieuwe incassodienstverleners geldt de opleidingseis direct.

Verplicht bijscholen

Als leidinggevende, zzp’er of medewerker in de incassodienstverlening moet u elk jaar meedoen aan minimaal 1:

• bijscholingscursus om kennis en ervaring actueel te houden
• bijeenkomst over de maatschappelijke normen voor incassodienstverlening

Register incassodienstverlening

U moet zich registreren in het Register incassodienstverlening van Justis. Hiervoor heeft u onder meer een KvK-nummer en minimaal eHerkenning niveau H3 nodig. De registratie is 1 jaar geldig, dus u moet u ieder jaar opnieuw registreren. U moet registratiekosten betalen voor elk incassobureau en voor elke eigenaar en bestuurder die u registreert. Ook betaalt u bij registratie en herregistratie een vergoeding voor toezicht en handhaving.

Alle incassobureaus in Nederland staan in het Register incassodienstverlening. Het register is openbaar zodat iedereen kan controleren of een incassobureau is ingeschreven. Gerechtsdeurwaarders en incassoadvocaten hoeven zich niet te registreren, omdat zij hun eigen registers hebben. Hun incassodiensten moeten wel aan de kwaliteitseisen voldoen.

Justis houdt via het register toezicht op incassobureaus en controleert of zij zich aan de regels houden.

Let op: bestaande incassobureaus moeten zich voor 1 april 2025 registreren.

Zorgplicht voor incassodienstverleners

Als incassodienstverlener heeft u een zorgplicht:

• U zorgt ervoor dat al uw incassomedewerkers en leidinggevenden de gedragsregels kennen die gelden voor het uitvoeren van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden.
• U houdt minstens 2 keer per jaar een bijeenkomst over de maatschappelijke normen voor incassodienstverlening. Al uw medewerkers en leidinggevenden moeten kunnen meedoen aan deze bijeenkomsten zodat zij aan de eisen blijven voldoen.

Administratie bijhouden

U moet een duidelijke administratie bijhouden van ieder dossier. In deze administratie zit:

• een overzicht van alle contactmomenten met de schuldenaar
• schriftelijk bewijs dat u heeft gereageerd op een meningsverschil over de vordering, geschreven door de schuldenaar

U moet de administratie minimaal 2 jaar bewaren vanaf het moment dat u een dossier sluit.