Reiskostenvergoeding betalen aan werknemers

Hoe werkt reiskostenvergoeding?

Bij een reiskostenvergoeding betaalt u mee aan de reiskosten van uw werknemer. Het maakt hierbij niet uit of uw werknemers lopend, fietsend, met de eigen auto of met het openbaar vervoer (ov) reizen. Ook de afstand maakt niet uit. En of het woon-werkverkeer is of zakelijk verkeer, zoals een bezoek aan een klant.

Kilometervergoeding voor zzp’ers

Gebruikt u uw privéauto voor uw bedrijf? Dan mag u een zakelijke kilometervergoeding van € 0,23 per kilometer aftrekken van uw winst. Dat mag als u ondernemer voor de inkomstenbelasting bent. De kilometervergoeding kunt u indienen bij uw jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting.

Onbelaste reiskostenvergoeding 2024

U mag in 2024 € 0,23 per kilometer belastingvrij vergoeden. Dit bedrag ziet de Belastingdienst niet als loon. U hoeft daarom geen loonheffingen te betalen. U kunt ook een hoger bedrag per kilometer betalen. Maar alles boven € 0,23 ziet de Belastingdienst als loon en is niet belastingvrij. U moet hierover wel loonheffingen betalen.

Minimale reiskostenvergoeding

U bepaalt zelf hoeveel kilometers u wilt vergoeden. U kunt het minimum aantal kilometers vastleggen in de arbeidsovereenkomst of cao.

Reiskostenvergoeding met terugwerkende kracht terugvragen

Werknemers mogen tot 5 jaar terug hun reiskostenvergoeding terugvragen met terugwerkende kracht. Dit betekent dat uw werknemers de reiskosten van de afgelopen 5 jaar alsnog aan u mogen terugvragen. Uw werknemers moeten dan hun reiskosten en/of gemaakte kilometers kunnen bewijzen. Bijvoorbeeld door de gereisde kilometers bij te houden in een rittenadministratie. De reiskosten terugvragen kan alleen als u afspraken heeft gemaakt over de reiskosten.

Eigen of openbaar vervoer

Reist uw werknemer met eigen vervoer? Dan kunt u per kilometer maximaal € 0,23 belastingvrij vergoeden. Moet uw werknemer omrijden, bijvoorbeeld om kinderen naar school te brengen? Dan mag u de kilometers voor het omrijden niet belastingvrij vergoeden, omdat dit privé reiskosten zijn.

Reist uw werknemer met het openbaar vervoer? Dan kunt u € 0,23 per gemaakte kilometer vergoeden. Of u kunt de totale gemaakte reiskosten belastingvrij vergoeden. Bijvoorbeeld de kosten van het (retour)treinkaartje. Dit gebeurt meestal via een overzicht van de kosten die uw werknemer bij u inlevert. Uw werknemer levert dan het treinkaartje of een overzicht van de gemaakte reizen met ov-chipkaart in. Daarop staan de gemaakte kosten.

Ander vervoer

Reist uw werknemer op een andere manier dan met het ov of eigen vervoer? Bijvoorbeeld per boot, vliegtuig of taxi? Dan vergoedt u de gemaakte kosten volledig. Hiervoor is wel bewijs van de gemaakte kosten nodig. Zoals een vliegticket of bon van de taxirit.

Carpoolen en reiskostenvergoeding

Komen uw werknemers samen met de auto naar werk (carpoolen)? Dan kunt u op 2 manieren gebruikmaken van de kilometervergoeding:

• U regelt de carpool

  U maakt daarbij met één werknemer een afspraak om te rijden en andere collega’s op te halen. U vergoedt aan deze werknemer € 0,23 per kilometer. Daar horen de kilometers die uw werknemer moet omrijden om de anderen op te halen bij. De meerijders ontvangen geen vergoeding omdat u dit vervoer voor hen regelt.

• Uw werknemers regelen de carpool zelf

  De werknemers ontvangen dan allemaal € 0,23 per kilometer. De kilometers voor het omrijden om anderen op te halen, hoeft u niet te vergoeden. Dit zijn privé reiskosten.

Reiskostenvergoeding bij thuiswerken

Ook werknemers die deels thuiswerken kunnen een reiskosten- of kilometervergoeding krijgen.

U kunt kiezen uit 2 opties:

• U berekent de reiskosten op dagen dat uw werknemer naar het werk reist.
• U spreekt met uw werknemer een vaste vergoeding af. Hiervoor bestaat de 128/214-dagenregeling. Een werknemer die in een kalenderjaar ten minste 128 dagen naar een vaste werkplek reist, mag een vergoeding ontvangen voor 214 dagen. Reist uw werknemer bijvoorbeeld 130 dagen naar een vaste werkplek? Dan mag u 84 dagen (214 -130 = 84) extra reiskostenvergoeding geven voor woon-werkverkeer. Met deze regeling hoeft u minder administratie bij te houden.

Werkt uw werknemer niet fulltime?

Dan kunt u de 128/214-dagenregeling aanpassen aan het aantal dagen dat uw werknemer werkt (naar rato).

Voorbeeld 1: Werkt uw werknemer 3 dagen? Dan gaat het om 77 reisdagen (3/5 deel van 128 dagen). U vergoedt 128,4 dagen (3/5 deel van 214 dagen).

Voorbeeld 2: Werkt uw werknemer 4 dagen? Dan gaat het om 102 reisdagen (4/5 deel van 128 dagen). U vergoedt 171,2 dagen (4/5 deel van 214 dagen).

Reiskostenvergoeding bij ziekte

Is uw werknemer waarschijnlijk korter dan 6 weken afwezig door ziekte? Dan mag u de reiskostenvergoeding doorbetalen. Bij langdurige afwezigheid mag u de reiskosten alleen de eerste 2 maanden doorbetalen. Daarna mag dit weer in de eerste maand na terugkeer.

Meer vergoeden via werkkostenregeling

De reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer is de grens voor de Belastingdienst. Als u meer vergoedt, betaalt uw werknemer belasting over dat extra bedrag. Gebruikt u voor deze hogere vergoeding de vrije ruimte van uw werkkostenregeling (WKR)? Dan blijft ook dit bedrag onbelast. Via de WKR mag u een deel van het totale loon namelijk gebruiken voor onbelaste vergoedingen voor uw werknemers. Dat heet de vrije ruimte. U hoeft daar geen loonbelasting over te betalen.