Facturen maken en sturen

U moet een factuur (rekening) sturen als u goederen of diensten levert aan:

• andere ondernemers
• rechtspersonen die geen ondernemer zijn (bijvoorbeeld een vereniging of een stichting)
• alleen in deze gevallen verplicht aan particulieren

Wat moet er op een factuur staan?

Uw factuur moeten aan een aantal wettelijke eisen voor facturen voldoen. Op een factuur staat onder meer:

• uw btw-identificatienummer (btw-id)
• het btw-bedrag
• de factuurdatum
• het factuurnummer
• uw naam en adres
• de naam en het adres van uw afnemer
• uw KVK-nummer als u in het Handelsregister staat
• de leverdatum
• welke goederen of diensten u levert
• hoeveel goederen u levert of de omvang van de diensten

U moet uw facturen opeenvolgend (in een reeks) nummeren. Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen. Facturen die niet goed genummerd zijn, moet u herstellen. Uw klant heeft anders geen recht op aftrek van btw.

Aangepaste factuureisen

Voor sommige ondernemers gelden aangepaste regels voor facturen. Bijvoorbeeld voor ondernemers in het openbaar vervoer, taxivervoer en in de horeca. Ook hoeft u niet altijd btw op uw factuur te zetten. Bijvoorbeeld als u geen btw hoeft te berekenen aan uw klanten (u bent vrijgesteld van btw) of u doet mee aan de kleineondernemersregeling (KOR).

Eenvoudige factuur

Is het bedrag van de factuur niet hoger dan € 100 (inclusief btw)? Of stuurt u een factuur die de oorspronkelijke factuur wijzigt (creditfactuur)? Dan mag u een vereenvoudigde factuur sturen.

Uw factuur sturen

U moet uw factuur uiterlijk sturen op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin u heeft geleverd. Daarna moet uw klant binnen de betalingstermijn de factuur betalen.

Verjaringstermijn

Als u geen factuur stuurt dan kan die verjaren. De klant hoeft dan vaak niet meer te betalen. Een factuur verjaart:

• 5 jaar nadat de voorgeschreven betalingstermijn voorbij is als u aan zakelijke klanten verkoopt
• 2 jaar nadat de betalingstermijn voorbij is als u producten aan particulieren verkoopt
• 5 jaar nadat de betalingstermijn voorbij is als u diensten en reizen aan particulieren verkoopt

U kunt de verjaringstermijn verlengen door de klant een (aangetekende) brief te sturen. De verjaringstermijn begint dan opnieuw. Dat heet stuiten.

Bewaarplicht facturen

Uw facturen zijn onderdeel van uw administratie. U bent wettelijk verplicht om uw administratie een bepaalde tijd te bewaren. U bewaart uw facturen 7 jaar. Facturen over onroerende goederen bewaart u 10 jaar. Onroerende goederen zijn bijvoorbeeld grond en gebouwen. U kunt afspraken maken met de Belastingdienst over kortere bewaartermijnen. Dat geldt niet voor basisgegevens uit uw administratie.

U bewaart facturen in de vorm waarin u ze heeft verstuurd of ontvangen. U mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. Deze moeten dan wel de juiste en volledige weergaven van het origineel zijn.

Elektronisch factureren en digitaal factureren

U kunt uw factuur op papier sturen, maar u kunt ook elektronisch (e-factuur) of digitaal factureren. Elektronische en digitale facturen moeten aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als een papieren factuur.

Elektronische factuur of e-factuur

Een elektronische factuur (e-factuur) stuurt u vanuit uw geautomatiseerde systeem naar het systeem van uw klant. Hiermee moet de klant wel akkoord gaan. Hij is niet verplicht om een e-factuur te accepteren. Elektronisch factureren mag binnen de hele Europese Unie (EU).

Digitale factuur

Stuurt u een factuur als pdf-bestand met een e-mail naar uw klant? Dat heet digitaal factureren.

E-factureren aan de overheid

Levert u goederen of diensten aan de Rijksoverheid? Dan moet u daarvoor een e-factuur sturen. Alle overheden en andere aanbestedende diensten moeten e-facturen kunnen ontvangen en verwerken.

Factuur naar een bedrijf in het buitenland

Doet u zaken met bedrijven in andere EU-landen? Dan krijgt u naast de algemene eisen ook te maken met extra factuureisen bij goederen en diensten. Ook stellen EU-landen eisen aan elektronische facturen.