Stappenplan pensioenregeling voor uw werknemers

1. Controleer of u onder een bedrijfstakpensioenfonds (bpf) valt

In sommige bedrijfstakken is een pensioenregeling verplicht. U moet uw werknemers dan het pensioen aanbieden van dat bedrijfstakpensioenfonds (bpf). Anders loopt u risico's. U kunt later alsnog bericht krijgen dat u zich moet aansluiten en uw werknemers moet aanmelden. U moet dan alle niet betaalde pensioenpremies betalen. Dit kan gevolgen hebben voor uw privévermogen. Controleer of uw bedrijfstak in het overzicht met verplichte pensioenfondsen staat van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW).

Vrijstelling (verplicht) pensioenfonds

Wilt u niet meedoen aan het (verplichte) pensioenfonds? Dan kunt u hiervoor toestemming vragen bij het bestuur van het bpf. Krijgt u toestemming? Dan kiest u zelf een pensioenregeling voor uzelf en uw werknemers.

2. Kijk of u een verplichte beroepspensioenregeling moet afsluiten

Voor sommige beroepen bestaan er beroepspensioenregelingen. Deelname is vaak verplicht. Bijvoorbeeld voor notarissen. En voor beroepen in de gezondheidszorg en de haven. Lees voor welke beroepen er een verplichte beroepspensioenregeling is.

Valt u zelf onder een beroepspensioenregeling? Dan geldt de pensioenregeling niet voor uw werknemers. U moet uw werknemers als u dat wilt een andere pensioenregeling aanbieden.

3. Lees wat er in uw cao staat over pensioen

Ook als uw bedrijf geen bedrijfstakpensioenfonds heeft, bent u soms verplicht pensioen te regelen voor uw werknemers. Dat staat dan in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Of de cao verplicht is, hangt af van uw lidmaatschap van een werkgevers- of beroepsvereniging.

4. Kijk naar een eigen pensioenregeling

Is er voor u en uw werknemers geen verplichte pensioenregeling? Dan bepaalt u zelf of u pensioen aanbiedt en hoe de pensioenregeling eruitziet.

Bijvoorbeeld:

• u kunt zelf een ondernemingspensioenfonds oprichten
• u sluit zich aan bij een algemeen pensioenfonds waarin verschillende pensioenen zijn gebundeld
• u sluit een pensioenverzekering af bij een pensioenverzekeraar

Laat u hierover adviseren door een financieel adviseur. Informatie over pensioenregelingen vindt u ook bij de Pensioenfederatie en de Autoriteit Financiële Markten (AFM).

5. Laat uw werknemers meebetalen aan de pensioenpremie

Uw werknemers betalen mee aan hun aanvullend pensioen. Valt u onder een verplichte pensioenregeling? Dan staat in die regeling of in de cao wat uw werknemers maximaal meebetalen. Minder mag wel, meer niet.

6. Voldoe aan uw zorgplicht

De pensioenuitvoerder informeert uw werknemer over de pensioenregeling. Meestal doet het pensioenfonds of de pensioenverzekeraar dat. Over sommige pensioenzaken moet u uw personeel zelf informeren. Dat heet zorgplicht.

U moet:

• uw werknemer binnen een maand nadat hij aan het werk gaat laten weten of hij gaat deelnemen aan een pensioenregeling
• laten weten binnen welke termijn een pensioenaanbod wordt gedaan en wie de pensioenuitvoerder is
• de pensioenuitvoerder laten weten wanneer uw werknemer start en welke pensioenafspraken er zijn gemaakt

De pensioenuitvoerder informeert uw werknemer vervolgens over de inhoud van de regeling. En als uw werknemer ergens een beslissing over moet nemen. Zoals:

• mogelijkheden om extra pensioen op te bouwen
• de optie om opgebouwd pensioen mee te nemen naar de nieuwe pensioenregeling
• of de mogelijkheid om de pensioenregeling voort te zetten als uw werknemer een eigen bedrijf begint

7. Voldoe aan uw aanmeld- en betalingsplicht

U bent volgens de Pensioenwet verplicht om al uw werknemers aan te melden bij een pensioenregeling. Dat heet de aanmeldplicht. Als u dat niet doet kunt u een boete krijgen.

U heeft ook een betalingsplicht. U kunt met pensioenfondsen afspraken maken over de manier en tijden waarop u betaalt. Als u niet betaalt zoals afgesproken, mogen zij maatregelen nemen om de pensioenen veilig te stellen. Dat kan ook gaan over de afgelopen periode. U kunt met uw privévermogen verantwoordelijk zijn zolang u niet betaalt. Heeft u problemen met betalen? Meld dit bij uw pensioenfonds en zoek samen naar een oplossing.

8. Verander uw pensioenregeling niet zomaar

Een pensioenregeling is een arbeidsvoorwaarde. Die mag u niet zomaar veranderen. Dat mag alleen met toestemming van uw werknemers. Is uw pensioenregeling ondergebracht bij een pensioenfonds, en wilt u deze wijzigen? Dan moet de ondernemingsraad (OR) van uw bedrijf hiermee instemmen.

Soms staat in de pensioenregeling of cao dat aanpassing door een partij wel mogelijk is. Dat mag alleen onder belangrijke omstandigheden. Bijvoorbeeld als uw bedrijf failliet dreigt te gaan. Of omdat de wet of de cao verandert. U moet uw werknemers dan een wijzigingsvoorstel laten zien.

9. Wat verder goed is om te weten over pensioen

• Alle pensioenfondsen moeten zich na oprichting melden bij De Nederlandsche Bank (DNB). De pensioenfondsen staan in het register voor pensioenfondsen van DNB.
• Bekijk het overzicht van algemene, ondernemings-, beroeps- en bedrijfstakpensioenfondsen op de website van de Pensioenfederatie.
• Werkgevers- en werknemersorganisaties of het pensioenfonds kunnen u meer vertellen over de pensioenregeling die is afgesloten.
• Salarisbureaus weten hoe verplichte bedrijfstak- en beroepspensioenfondsen werken. En ze weten hoe het zit met de loonaangifte en uniforme pensioenaangifte.
• Praat met andere ondernemers over pensioenen op ondernemersforum Higherlevel.nl
• Download het Geldboek voor Ondernemers (pdf).