Administratie bijhouden in de kinderopvang

Als ondernemer moet u een administratie bijhouden en bewaren. In uw administratie staat een aantal basisgegevens. Zoals de salarissen en rekeningen die u betaalt. En de rekeningen die klanten aan u betalen. Voor een kinderopvangorganisatie moet u naast de basisgegevens nog meer in uw administratie hebben.

Wat neemt u op in uw administratie?

Houders van een kindercentrum en gastouderbureau moeten onder meer het volgende in de administratie hebben:

• een overzicht van alle mensen die bij u werken die een verklaring omtrent het gedrag (VOG) moeten hebben
• kopieën van alle verklaringen omtrent het gedrag met screeningsprofiel 84 (zorgdragen voor minderjarigen) of 86 (werkzaam in de kinderopvang)
• de diploma's van de beroepskrachten die bij u werken
• een kopie van het identiteitsbewijs van de mensen die bij u werken
• de gegevens van de werknemers die zich moeten inschrijven in het Personenregister kinderopvang
• een kopie van het bewijs dat uw werknemer voldoende de Franse, Duitse of Engelse taal kent als u meertalige kinderopvang biedt
• bewijs dat uw beroepskracht met andere kwalificaties (bijvoorbeeld cultuur of sport) een pedagogische module die aan de cao voldoet heeft behaald
• een overzicht van de grootte en de samenstelling van de oudercommissie
• het reglement van de oudercommissie
• een overzicht van alle ingeschreven kinderen (naam, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en het adres en telefoonnummer van de ouders)
• afschriften van alle schriftelijke overeenkomsten met ouders
• de betaalbewijzen van de ouders
• jaaroverzicht en maandoverzicht per ouder van afgenomen uren tegen welke gemiddelde uurprijs
• de regels voor minder risico's op het gebied van veiligheid en gezondheid en hoe het personeel moet handelen bij een ongezonde en/of onveilige situatie
• de begindatum en einddatum van de opvang

Administratie voor de Belastingdienst

Alle kinderopvangorganisaties moeten gegevens opnemen in de administratie voor de kinderopvangtoeslag. De Belastingdienst gebruikt deze gegevens om de definitieve kinderopvangtoeslag te berekenen.

Het gaat om onder meer deze gegevens:

• de naam en geboortedatum van het kind en de ouders (de betalende ouder én eventuele partner)
• het BurgerServiceNummer (BSN) van het kind en de ouders
• het aantal afgenomen uren kinderopvang
• het gemiddelde uurtarief van de afgenomen uren
• de begindatum en einddatum van de opvang
• de betaalbewijzen van de ouder(s)

U levert maandelijks de gegevens aan via het gegevensportaal van de Belastingdienst. Daarnaast moet u uiterlijk 1 maart een jaaroverzicht doorgeven van het jaar daarvoor.

Bankrekeningnummer voor kinderopvangtoeslag

De Belastingdienst betaalt de kinderopvangtoeslag uit op 1 bankrekeningnummer. Dat is het rekeningnummer van de persoon die de toeslag heeft aangevraagd. U kunt met de ouders afspreken dat de Belastingdienst de kinderopvangtoeslag rechtsreeks aan uw kinderopvangorganisatie uitbetaalt. U en uw klant moeten dan wel aan een aantal voorwaarden voldoen.

Extra administratie voor gastouderbureau

Gastouderbureaus moeten extra gegevens in de administratie hebben:

• bankafschriften met de betalingen van de vraagouders aan de gastouder
• bankafschriften met de betalingen van het gastouderbureau aan de gastouder
• een jaaroverzicht van de betaalde bedragen aan de voorziening voor gastouderopvang
• een jaaroverzicht per vraagouder
• een afschrift van de risico-inventarisatie