Stappenplan klant betaalt factuur niet

1. Bel uw klant

Persoonlijk contact met de klant werkt in de meeste situaties het best. Dit hangt af van de afspraken binnen uw organisatie en de relatie met uw klant. Het kan zijn dat er een andere incassoroute geldt. Of dat er omstandigheden zijn waardoor bellen niet mogelijk is. Bijvoorbeeld door het ontbreken van telefoonnummers of een te groot klantenbestand waardoor het teveel tijd kost om terug te bellen. Als u belt, vraag dan of de dienst naar wens is geweest en of de factuur klopt. Door deze persoonlijke aanpak kunt u vragen waarom er niet betaald is. Maak altijd aantekeningen van deze telefoongesprekken. U kunt ook een vriendelijke brief of e-mail sturen.

2. Stuur een betalingsherinnering

De betalingsherinnering is een eerste formele stap als uw factuur niet betaald is binnen de afgesproken termijn. De betalingsherinnering is een vriendelijke herinnering, die u verstuurt enkele dagen nadat de betalingstermijn verlopen is. Meld dat u de wettelijke rente in rekening gaat brengen als uw klant niet alsnog betaalt.

3. Stuur een aanmaning

Als uw klant een consument is, bent u verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen. Door een betalingsherinnering te sturen, voldoet u hieraan. Is uw klant een bedrijf? Dan bent u dit niet verplicht en kunt u de in uw algemene voorwaarden beschreven incassoprocedure volgen.

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een formele brief, ook wel sommatiebrief genoemd, waarin u:

• verwijst naar de levering, de factuur, eventuele telefoongesprekken en de betalingsherinnering
• een betalingstermijn stelt van 14 dagen
• melding maakt van incassokosten en juridische stappen als betaling uitblijft

Stuur de aanmaning zowel per aangetekende post met ontvangstbevestiging als per gewone post en bewaar kopieën van de brieven. Per mail kan ook. Als u er zeker van wilt zijn dat uw aanmaning aankomt, kunt u hem beter aangetekend versturen en vragen om een ontvangstbevestiging. Zo bent u juridisch gedekt wanneer uw klant ontkent dat hij de brief heeft ontvangen.

4. Breng incassokosten en wettelijke rente in rekening

Betaalt uw klant uw factuur niet of te laat? Dan mag u incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Incassokosten zijn de kosten die u als schuldeiser maakt om uw geld te krijgen als uw klant de factuur niet uit zichzelf betaalt. Daarnaast mag u wettelijke rente in rekening brengen. Dit is de rente die u volgens de wet kan eisen als uw klant een betalingsachterstand heeft. Gebruik deze mogelijkheden bij voorkeur alleen als u er met een vriendelijke brief of telefoongesprek niet uitkomt.

5. Tref een betalingsregeling

Het is niet verstandig om direct een betalingsregeling voor te stellen aan uw klant. Onderzoek eerst of de klant uw factuur met bijvoorbeeld een week uitstel kan betalen. Is dit niet mogelijk voor uw klant? Spreek dan een betalingsregeling af. Zet deze regeling op papier en spreek af dat de regeling vervalt als uw klant niet betaalt op de afgesproken momenten.

6. Schakel een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in

Lukt het u niet om uw klant de openstaande factuur te laten betalen? Overweeg dan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in te schakelen. Dat zijn bedrijven die facturen namens u innen:

• Een incassobureau stuurt brieven met het verzoek tot betaling, maar mag betaling niet afdwingen.
• Een deurwaarder kan een gerechtelijke procedure starten. Ook kan hij dwangmiddelen gebruiken, zoals beslaglegging en verkoop van goederen van uw klant. Hiervoor heeft hij meestal wel eerst een vonnis van de rechter nodig.
• Een incasso-advocaat kan aanmaningen versturen, een dagvaarding opstellen en het faillissement van een schuldenaar aanvragen.

Wat kunt u doen als uw klant in het buitenland is gevestigd?

Heeft u een klant in het buitenland die zijn factuur niet betaalt? Dan kunt u ook een incassobureau inschakelen. Let op dat het bureau kennis heeft van het land en de taal spreekt. Lukt het niet op deze manier, dan kunt u een Europees betalingsbevelprocedure starten. De klant krijgt dan een betalingsbevel en heeft 30 dagen de tijd om te reageren. Doet hij dat niet, dan dwingt de rechter tot betaling. Tot slot kunt u een rechtszaak beginnen. De hoofdregel is dat de rechter van de vestigingsplaats van uw klant bevoegd is. In uw contract of leverings- en betalingsvoorwaarden kunt u opnemen dat de Nederlandse rechter bevoegd is en het Nederlands recht geldt.

7. Gebruik andere juridische middelen

Heeft u producten of goederen geleverd die niet op tijd zijn betaald? Dan haalt u die natuurlijk het liefste terug om uw schade zoveel mogelijk te beperken. Er zijn 2 manieren om dit te doen:

• Eigendomsvoorbehoud: staat in uw algemene voorwaarden een eigendomsvoorbehoud? Dan blijft u de eigenaar van een geleverd product tot de klant heeft betaald. U kunt uw geleverde goederen terugvorderen zolang uw klant niet betaalt.
• Recht van reclame: een wettelijke bepaling waarmee u geleverde goederen kunt terugvorderen als uw klant niet betaalt. Dit kan ook bij uitstel van betaling (surseance) of faillissement van uw klant.
• Verrekening: koopt u bij uw klant ook producten of diensten? Dan kunt u misschien nog geld verschuldigd zijn. U kunt in dit geval uw schuld en het geld waar u nog recht op heeft met elkaar verrekenen. Dit kan ook bij een faillissement. Dit kan alleen als er in de algemene voorwaarden van uw klant geen verbod op verrekening staat. En als u hier duidelijke afspraken over heeft gemaakt met uw klant.

8. Vraag oninbare btw terug

Als u een factuur stuurt aan uw klanten, moet u de btw daarover aangeven en betalen. Betaalt uw klant de factuur uiteindelijk niet of maar gedeeltelijk, dan is uw vordering (gedeeltelijk) oninbaar. U betaalde namelijk btw die u niet ontvangen heeft. U kunt deze btw dan terugvragen. Lees hoe u oninbare btw terugvraagt.

9. Vraag faillissement van de klant aan

Betaalt uw klant uw factuur uiteindelijk niet? Dan kunt u het faillissement van de klant aanvragen. Is uw klant al failliet verklaard, dien dan zo snel mogelijk uw vordering in bij de curator. Dit heet officieel ‘indienen ter verificatie’. Schakel hiervoor een gespecialiseerd adviseur in.

10. Voorkom risico’s van wanbetaling

Er zijn verschillende manieren om financiële schade door klanten die niet betalen te voorkomen. Zoals:

• Sluit een kredietverzekering af.
• Check de financiële situatie van zakelijke klanten.
• Maak algemene voorwaarden waarin u onder andere vermeldt dat bij niet tijdige betaling ook geen volgende leveringen plaatsvinden.

Lees meer over risico voor uw onderneming afdekken.