Stappenplan verplichte CSRD: Wat betekent dit voor mijn bedrijf?
Grote bedrijven en beursgenoteerde mkb-bedrijven moeten vanaf 2025 en 2026 verslag doen van hun duurzaamheidsbeleid, doelstellingen en resultaten. Daarbij wordt gekeken naar de impact van het bedrijf en de ketenpartners op mens, milieu en maatschappij. Lees hoe u een duurzaamheidsverslag maakt.
Op deze pagina
- 1. Weet aan welke regels (standaarden) u moet voldoen
- 2. Zet op een rij wat u al heeft aan informatie
- 3. Stel een team samen en zorg dat de CSRD een plek heeft in uw organisatie
- 4. Betrek uw accountant op tijd in het proces
- 5. Maak een lijst van alle thema’s die een rol spelen in uw onderneming
- 6. Ga in gesprek met uw stakeholders (stakeholderanalyse)
- 7. Bepaal de belangrijkste onderwerpen met dubbele materialiteitsanalyse (DMA)
- 8. Ga aan de slag met het verzamelen van gegevens
- 9. Laat uw duurzaamheidsverslag controleren door een accountant
- 10. Publiceer uw duurzaamheidsverslag
1. Weet aan welke regels (standaarden) u moet voldoen
Het verplichte duurzaamheidsverslag volgens de Europese richtlijn de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) is onderdeel van de Europese Green Deal. Het verslag gaat over 3 hoofdthema’s: milieu, sociaal en bestuur. U moet zich in het verslag houden aan de standaarden van de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Deze standaarden bepalen waar u verslag van moet doen. De ESRS worden ontwikkeld door EFRAG (European Financial Reporting Advisory Group).
Op het MVO-steunpunt vindt u informatie over Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). En de ESRS-navigator, een praktische handleiding hoe u duurzaam moet rapporteren. Meer over de gevolgen van de CSRD voor bedrijven ziet u in dit webinar van de Sociaal Economische Raad (SER). Of bekijk deze 10 praktijkvoorbeelden van Nederlandse bedrijven over duurzaamheidsbeleid en prestaties op basis van de CSRD.
Meer over de ESRS
Er zijn 2 soorten ESRS-standaarden:
- 12 algemene ESRS-standaarden die gelden voor alle bedrijven. Zoals verontreiniging, circulaire economie, eigen personeel of zakelijk gedrag.
- Bijzondere ESRS-standaarden die verschillen per sector. De komende jaren komen er voor een aantal sectoren standaarden bij.
Iedere ESRS-standaard bestaat uit verschillende rapportage-eisen. Die bestaan weer uit datapunten. Dit zijn meetpunten waarvan u verslag doet, zoals waterverbruik. In totaal zijn er ongeveer 1100 datapunten waarover u verslag kunt doen. U hoeft alleen verslag te doen over de datapunten die te maken hebben met uw onderneming.
Heeft u een niet-beursgenoteerde mkb-onderneming? Dan kunt u ervoor kiezen om vrijwillig verslag te doen. U kunt ook te maken krijgen met eisen van klanten of leveranciers die zich aan de CSRD moeten houden. Door vroeg te beginnen met informatie verzamelen en publiceren kunt u zich op tijd voorbereiden.
Lees wanneer de verplichte rapportages stap voor stap worden ingevoerd.
2. Zet op een rij wat u al heeft aan informatie
U moet van veel onderwerpen verslag doen. Denk aan:
- werknemers
- het inkoopproces
- financiën
- huisvesting
- strategie
Zet op een rij welke gegevens u al heeft over (duurzame) bedrijfsvoering. Maak daarbij gebruik van bestaande processen, zoals de financiële administratie en interne controle. Deze kunnen u helpen om dezelfde processen in te richten voor duurzaamheidsgegevens. Bekijk ook welke certificaten en (groene) keurmerken u al heeft.
3. Stel een team samen en zorg dat de CSRD een plek heeft in uw organisatie
Samenwerking is belangrijk. Zorg dat uw management kennis heeft over de CSRD en het belangrijk vindt. Betrek afdelingen en personen die al informatie verzamelen op ESRS-standaarden waarover u verslag moet doen. Zoals:
- strategie
- financiën
- HR
- juridische zaken
Stel een team samen met vertegenwoordigers van elk thema. Leg vast wie waar verantwoordelijk voor is. Betrek uw medewerkers erbij en geef ze tijd en ruimte voor het verzamelen van gegevens. Zij hebben al kennis van de processen en weten vaak waar het over gaat.
4. Betrek uw accountant op tijd in het proces
Betrek uw accountant aan het begin bij het proces. Vraag naar de verwachtingen. Laat uw account ook meekijken naar het proces van de dubbele materialiteitsanalyse (DMA) (zie stap 7). Spreek af wanneer de controle voor de DMA plaatsvindt. En welke gegevens u wilt verzamelen. Uw accountant kan controleren of die gegevens kloppen met de standaarden van de ESRS. Leg alle stappen die u doet vast op papier. Net als de keuzes die u daarbij maakt.
Door dit op tijd te doen kunnen problemen met (de betrouwbaarheid van) gegevens vroeg worden opgemerkt. Dit voorkomt dat uw verslag op een later moment wordt afgekeurd. Uw accountant moet het duurzaamheidsverslag uiteindelijk goedkeuren.
5. Maak een lijst van alle thema’s die een rol spelen in uw onderneming
Doe alvast onderzoek en maak een lijst van alle thema’s die een rol spelen in uw bedrijf (longlist). En over welke ESRS-standaarden (zie stap 1) u informatie moet geven. Kijk ook in uw branche wat belangrijke duurzaamheidsthema’s zijn. Brancheorganisaties kunnen helpen met de voorbereidingen.
U kunt gebruik maken van verschillende informatie:
- Zorg dat u inzicht heeft in waar en hoe uw bedrijf goederen of diensten inkoopt en afzet. Onderzoek de risico’s van het land, de regio en de sector waarin u werkt met de MVO Risico Checker. De MVO-landeninformatie geeft u informatie voor verantwoord zakendoen op buitenlandse markten.
- Kijk naar audits, certificeringen, jaarverslagen en andere manieren waarop de bedrijven waarmee u samenwerkt (of hun keten) omgaan met risico’s op het gebied van mens en milieu.
- Check OESO-richtlijnen en bestaande (branche)overeenkomsten voor internationaal maatschappelijk verantwoord ondernemen (IMVO).
6. Ga in gesprek met uw stakeholders (stakeholderanalyse)
Het gesprek met betrokkenen bij uw onderneming (stakeholders) is een belangrijk onderdeel van het duurzaamheidsverslag. Ga in gesprek met uw (belangrijkste) stakeholders en leg alle gesprekken vast. Net als de keuzes die u daarbij maakt. U moet het proces achteraf kunnen uitleggen (aan uw accountant). Dat heet een stakeholderanalyse. Focus op de stakeholders die het meeste impact maken op uw bedrijf. Of waarop uw bedrijf de meeste impact maakt.
Stakeholders van uw bedrijf kunnen zijn:
- medewerkers
- klanten
- leveranciers
- een inkoopcombinatie
- raad van commissarissen
- accountant
- banken
- milieuorganisaties
- de overheid
Zorg dat u in ieder geval in gesprek gaat met personen of groepen van wie de belangen (kunnen) worden beïnvloed door de activiteiten van uw organisatie. Zoals omwonenden, werknemers of gemeenschappen.
Bespreek met uw stakeholders wat zij belangrijk vinden en wat ze verwachten van uw organisatie. En waar zij kansen en risico’s zien voor uw organisatie. Bespreek ook welke onderwerpen voor u belangrijk zijn voor de organisatie. En hoe u tot die onderwerpen bent gekomen.
De onderwerpen die u bespreekt met stakeholders haalt u uit de 12 algemene ESRS-standaarden (zie stap 1) die gelden voor alle ondernemingen. Voorbeelden zijn:
- Eigen medewerkers.
- Zakelijk gedrag, zoals het bevorderen van uw bedrijfscultuur.
U hoeft niet alle onderwerpen (of datapunten) te bespreken. U kunt ook punten toevoegen die voor u belangrijk zijn. Zoals de betrouwbaarheid van gegevens.
U kunt gebruik maken van vragenlijsten of gesprekken voeren. Voor een compleet beeld is het goed om veel stakeholders te spreken. Bepaal voor uw bedrijf wat genoeg en haalbaar is. Beschrijf daarna in uw verslag hoe uw bedrijf rekening houdt met de belangen van stakeholders. Bijvoorbeeld in uw strategie en manier van werken.
Hier vindt u informatie en voorbeelden voor het opzetten van uw eigen stakeholderdialogen:
- Andere tools, kennisdocumenten en trainingen van de Sociaal Economische Raad (SER) die helpen bij het opzetten.
7. Bepaal de belangrijkste onderwerpen met dubbele materialiteitsanalyse (DMA)
Maak een lijst met duurzaamheidsonderwerpen die het belangrijkste zijn voor uw organisatie en stakeholders (shortlist). Dat doet u met een dubbele materialiteitsanalyse (DMA). Uit de analyse wordt duidelijk over welke datapunten (zie stap 1) u verslag moet doen. U hoeft meestal niet over alle datapunten verslag te doen. Leg het proces van de DMA vast. Net als de keuzes die u daarbij maakt. U accountant moet uw analyse achteraf kunnen controleren.
Een dubbele materialiteitsanalyse (DMA) is een belangrijke verplichting van de CSRD. Het laat de impact zien van de maatschappij op uw bedrijf (zoals CO2-heffingen of corruptie). En het laat de impact zien die uw bedrijf heeft op maatschappij, milieu en mens. Zoals schade aan biodiversiteit of mensrechtenschendingen. De onderwerpen die uit de analyse komen zijn onderwerpen die het belangrijkst zijn voor uw organisatie en stakeholders.
Lees meer over de ESRS-richtlijnen voor een materialiteitsanalyse. Of bekijk dit webinar van de Sociaal Economische Raad (SER) over de gevolgen van dubbele materialiteit voor bedrijven.
Er zijn 7 stappen om tot een materialiteitsanalyse te komen. Dit stappenplan van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) helpt u bij het maken van een materialiteitsanalyse.
De Autoriteit Financiële Markten (AFM) heeft 10 navigatiepunten opgesteld die u kunnen ondersteunen bij het invoeren van de dubbele materialiteitsanalyse. In dit webinar van de Sociaal Economische Raad (SER) ziet u hoe u aan de slag gaat met dubbele materialiteit voor bedrijven.
8. Ga aan de slag met het verzamelen van gegevens
Wanneer u de dubbele materialiteitsanalyse heeft afgerond, weet u over welke onderwerpen u verslag moet doen. Onderzoek welke informatie u nodig heeft. Voer bijvoorbeeld een GAP-analyse uit en kijk wat u wel en niet in huis heeft aan gegevens. De analyse maakt een vergelijking tussen een bestaande en een gewenste situatie. Met de gegevens krijgt u een beeld van wat u al goed doet en waar nog verbetering nodig is. U kunt dan plannen maken en doelen stellen.
Begin met het verzamelen van gegevens die u kunt meten. Sluit bijvoorbeeld aan bij bestaande processen en informatiesystemen, zoals de loonadministratie of een inkoopmodel.
Er zijn twee soorten gegevens:
- Kwalitatieve gegevens. Dat zijn beschrijvende gegevens die helpen om het bedrijf te begrijpen. Zoals een beschrijving van hoe rekening is gehouden met de belangen van stakeholders.
- Kwantitatieve gegevens. Dat zijn gegevens die bestaan uit cijfers. Zoals het totaal aantal werknemers dat valt onder een cao.
Kijk wat u al toetst en wie verantwoordelijk is voor de gegevens. Bespreek hoe uw medewerkers de gegevens aanleveren.
Informeer zo snel mogelijk uw ketenpartners, zoals toeleveranciers, onderaannemers en afnemers, over de rapportageverplichting. Zodat u zich samen kunt voorbereiden. Vaak zitten hier de grootste risico’s en kansen voor uw bedrijf. Dat heet ketenverantwoordelijkheid. Denk na over de strategie en hoe u samen invloed wilt hebben. Bijvoorbeeld op het gebied van eerlijk loon. Bespreek ook hoe u de juiste gegevens met elkaar kunt delen.
Selecteer van welke afnemers of leveranciers u gegevens wilt verzamelen. Vraag alleen gegevens op bij de bedrijven die de meeste impact hebben. En passen bij het onderwerp waarover u rapporteert. Zo voorkomt u extra administratieve lasten. Als u eerst zelf aan de slag gaat, kan dat veel tijd kosten. Kijk voor meer tips en middelen over ketenverantwoordelijkheid op RVO.nl.
Sommige complexe gegevens kunt u niet alleen meten. U kunt dan samenwerken met de overheid en andere partijen. Maak ook gebruik van openbare instrumenten waarmee u gegevens mee kunt meten. Vraag ook bij uw brancheorganisatie naar beschikbare gegevens.
Openbare instrumenten die u kunt gebruiken zijn:
Maak gebruik van dezelfde methodes als voor financiële processen en interne controle die al in de organisatie aanwezig zijn. Ga na waar de gegevens vandaan komen waarvan u verslag doet. En hoe betrouwbaar die informatie zal zijn. Dit kunt u vastleggen in een handboek. Hierin zet u bijvoorbeeld:
- hoe de gegevens worden gerapporteerd (methodiek)
- waar de informatie vandaan komt
- wie er verantwoordelijk is voor registratie en controle
- welke systemen en processen eraan gekoppeld zijn
- welke interne maatregelen ingericht zijn voor de betrouwbaarheid
Zo laat u uw accountant zien hoe u de betrouwbaarheid van gegevens een plek geeft binnen uw processen en systemen. Voor gegevens van uw leveranciers kunt u eigen analyses doen. Waarbij u voor alle leveranciers en de gegevens toetst of er vreemde afwijkingen zijn. Voorkom dat u misleidende duurzaamheidsclaims gebruikt.
Bekijk ook dit webinar van de SER over CSRD en ESRS en betrouwbare data.
De eerste 3 jaar mag u nog gebruik maken van schattingen. Bent u nog niet (volledig) duurzaam? Of heeft u nog geen actie ondernomen? Dan kunt u in uw verslag opschrijven wat de huidige situatie is en waar u naartoe wilt groeien. Het is belangrijk dat u kunt uitleggen wat u nog niet weet. U heeft 3 jaar de tijd om verslag te doen van de juiste informatie.
9. Laat uw duurzaamheidsverslag controleren door een accountant
U moet het duurzaamheidsverslag laten controleren door een externe accountant. Dit kan de accountant zijn die ook uw jaarrekening controleert. Uw accountant bekijkt bijvoorbeeld of u de juiste betrokkenen (stakeholders) heeft gekozen voor de materialiteitsanalyse. Het is dan ook verstandig om uw accountant op tijd te vragen om mee te kijken (zie stap 4).
10. Publiceer uw duurzaamheidsverslag
Het duurzaamheidsverslag is onderdeel van het bestuursverslag. U moet dit bij de Kamer van Koophandel (KVK) aanleveren. U moet het ook op de website van uw onderneming zetten.